Perchè il controllo di gestione?      

Il controllo di gestione è un tema tradizionalmente caro all’impresa, per quanto molto meno diffuso rispetto ai benefici che porta a chi lo applica. Ultimamente, una sempre maggiore attenzione ai dati e l’introduzione di nuovi e più potenti strumenti di business intelligence ha fatto si che il controllo di gestione sperimentasse un’accelerazione notevole.

Finalmente si è arrivati alla corretta visione che il controllo di gestione non è appannaggio delle sole grandi aziende, anzi, a maggior ragione (data la fragilità) andrebbe applicato nelle realtà più snelle e piccole.

Metodologia applicativa:

Tipicamente, il controllo di gestione si sviluppa attraverso 4 fasi: definizione dell’obiettivo, ricognizione dei dati disponibili, integrazione e/o manipolazione di questi, creazione di misure e reportistica di controllo.

Definizione dell’obiettivo:

La prima domanda a cui rispondere è “cosa vogliamo misurare?” vogliamo misurare la performance di un singolo prodotto? di una singola area? vogliamo mappare il turnover dei clienti? o vogliamo mappare l’andamento intero della struttura? Posto che è possibile monitorare praticamente qualsiasi aspetto della vita aziendale, la prima domanda è comunque strumentale per impostare il lavoro successivo e l’impegno necessario al suo sviluppo. Questo perchè possiamo misurare tutto, a patto – ovviamente – che esistano dei dati

Ricognizione dei dati disponibili:

E’ fondamentale stabilire quali sono le sorgenti dei nostri dati e quali/quanti dati abbiamo a disposizione. L’inserimento è manuale? E’ disponibile un gestionale a cui interfacciarsi? i dati sono tutti nello stesso formato? vogliamo mixare variabili numeriche a semantiche (frasi, parole etc)?

Anche in questo caso, è possibile arrivare al risultato desiderato, tuttavia è necessario comprendere bene che tipo e che quantità di dato stiamo trattando in base all’obiettivo prefissato. Questo per evitare di “sovra-dimensionare” il lavoro di controllo di gestione rispetto al risultato: la prima regola è sempre seguire l’efficacia del risultato secondo una progressione graduale. Per fare un esempio: avrebbe senso misurare scostamenti  di risultato in millimetri se gestiamo spazi in metri? Potrebbe, ma occorre valutarne l’effettivo beneficio

E’ molto importante, in questa fase, studiare l’architettura aziendale sia a livello informatico che a livello di “scambio dati”: il controllo di gestione deve essere integrato al flusso di dati, senza snaturarlo se non per precise volontà e finalità.

Integrazione e/o manipolazione dei dati:

I dati non vanno solo rappresentati, ma anche correlati tra loro per rispondere agli obiettivi definiti. Devono essere quindi manipolati secondo criteri di data-sience e business intelligence.

Quali sono i rapporti di vendita rispetto ai prospect? Quante ore tecniche dedichiamo all’assistenza di un cliente rispetto al generale? In media quante giorni impiego per ottenere un nuovo cliente? e quale canale è il più efficace? Nella mia commessa che margine ho? quanto pesa la finanza su una commessa? quanto ruota il mio magazzino? Dove si trovano i miei clienti? quanto incide la logistica sul singolo cliente?

Tutte queste domande sono esempi di manipolazione del dato, ovvero della combinazione di dati attraverso operazioni matematiche (anche definite misure) e creazione di indici o rapporti.

Creazione di misure e reportistica di controllo

Ottenuti gli indici e le misure rispondenti agli obiettivi definiti, è necessario rappresentarli graficamente in modo che il management possa avere una chiara visione dell’andamento della struttura. Vi sono numerosi strumenti per farlo – noi proponiamo l’utilizzo di Microsoft Power Bi per flessibilità ed economicità – ma tutti devono rispondere ad almeno un requisito: l’immediatezza nella consultazione. Un grafico in cui impieghiamo oltre 10 secondi per interpretarlo può non essere funzionale al nostro obiettivo. Ecco che la rappresentazione diventa elemento essenziale della comprensione e della fruibilità del controllo di gestione.

Altra caratteristica importante a cui rispondere è: come vogliamo fruire dello strumento di controllo? Siamo specializzati in reportistica digitale accessibile via web e riteniamo che rappresenti lo standard contemporaneo per il controllo di gestione. Se possibile rispetto alla sorgente dei dati (ERP, strumenti online etc) è opportuno avere flussi di lavoro che consentano l’aggiornamento quotidiano dei dati trattati, in modo da avere una chiara visione della progressione di struttura.